NOUS LIBÉRONS DE L‘ESPACE

Les archives apportent une sécurité juridique et sont le reflet de l’histoire vécue par chaque commune, chaque bourgeoisie ou chaque paroisse au passé et au présent. Les archives ont pour fonction de rendre les actes intelligibles. Un conditionnement, un étiquetage et un stockage appropriés d’une qualité irréprochable assurent la préservation des archives pour les prochaines générations.

Le cycle de vie des documents défini en Suisse dans le modèle de cycle de vie eCH 0164 constitue notre référence. Les documents sont dans une phase active, semi-active ou passive. Nous parlons de dépôt, d’archive intermédiaire et d’archive de longue durée.

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DES DOCUMENTS D’ACTIVITÉ SOUS CONTRÔLE

La loi suisse impose aux entreprises de tenir des livres comptables en conformité avec les dispositions en vigueur! De nos jours, cela signifie que la gestion des documents sur format papier et électronique doit être assurée dès leur création jusqu’à leur destruction éventuelle.

Comme une fiduciaire qui vérifie régulièrement la comptabilité, nous vous aidons à assurer une gestion irréprochable de vos autres documents d‘activité – en garantissant une bonne lisibilité et une mise à jour régulière! Un avantage pour vos clients et pour vous-même.

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La qualité des archives et autres documents conservés dépend essentiellement de la manière dont ils sont entretenus. Au quotidien, peu de gens trouvent le temps de contrôler régulièrement les documents archivés ainsi que les registres et banques de données correspondants.

Or, nous réalisons ce travail pour vous. Nous classons vos documents passifs dans notre archive temporaire (documents ayant une validité légale limitée dans le temps) ou dans notre archive de long terme (archivage de longue durée). Outre le contrôle des inventaires et des registres de documents archivés sous forme numérique et analogique, nous nous occupons également du triage, du déchiquetage et de l’élimination des documents tels que prévus par la loi et en respectant scrupuleusement vos souhaits et vos instructions. De plus, nous conservons les documents dans un emballage professionnel, en particulier pour les archivages à long terme.

Qui dit entretien des archives dit également suivi régulier des conditions climatiques dans les salles d’archivage. Nous nous ferons un plaisir de collecter et analyser pour vous vos données climatiques.

Pour les collectivités de droit public soumises à la loi sur les communes du canton de Berne, nous travaillons conformément aux dispositions de l’Ordonnance de Direction sur la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes) du 20 octobre 2014. L’archivage consiste principalement à trier les documents entre ceux destinés à l’archive temporaire (archivage limité dans le temps), destinés à l’archive de long terme (archivage non limité dans le temps) ou devant être détruits de manière sûre et documentée (« déchiquetage »). L’application des dispositions de l’Ordonnance de Direction nous permet de gagner de la place dans nos locaux. Contrairement aux dispositions précédentes, l’Ordonnance entrée en vigueur en 2015 accorde une priorité plus élevée à la destruction contrôlée des documents devenus superflus.

Entretien des archives

DE L’IDÉE AU LIVRE IMPRIMÉ

Nous vous accompagnons dans les étapes de la publication. Que ce soit pour une brochure, une note d’information ou une publication sur l’histoire locale – notre expérience dans le domaine de la fabrication des livres apporte une dynamique à votre projet.

Nous élaborons des études de projet portant sur les contenus avec prise en compte d’un budget, nous assurons la médiation pour les auteurs, nous vous proposons des graphistes, des photographes, des imprimeurs et des relieurs expérimentés pour que l‘ouvrage conforme à vos désirs soit disponible le jour de son lancement.